Bos van der Burg Advocaten Zoetermeer

Personeelsdossiers: hoe zit het met de privacy van uw werknemers?

4 juni 2018

Als werkgever maak je veelal van elke werknemer een personeelsdossier aan, waarin de persoonsgegevens van de werknemer worden opgeslagen. Naast de naam, adresgegevens etc. worden hier vaak ook de ziek- en herstelmeldingen, uitwerkingen van functioneringsgesprekken en de arbeidsovereenkomst in opgenomen. U dient als werkgever hierbij rekening te houden met de privacy van uw werknemers! 

Wat mag er wel en niet in een personeelsdossier? 

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) bepaalt dat werkgevers niet meer gegevens in een personeelsdossier mogen vastleggen dan nodig is. De gegevens moeten tevens ter zake doen. Dit zijn uiteraard alle gegevens die noodzakelijk zijn voor het dienstverband, waaronder in ieder geval de NAW gegevens, arbeidsovereenkomst en e-mailadres. Het Burgerservicenummer en een kopie van het legitimatiebewijs van de werknemer mogen enkel en alleen in het personeelsdossier worden opgeslagen gedurende het dienstverband. Kortom, pas vanaf het moment dat de werknemer in dienst treedt mag u als werkgever deze gegevens opslaan.

Medische gegevens in een personeelsdossier

Zieke werknemers hebben recht op privacy. Werkgevers mogen om die reden niet informeren naar de aard en oorzaak van de ziekte van de werknemer en deze informatie ook niet verwerken. Alleen de arbodienst of de bedrijfsarts mag de medische gegevens van de werknemer verwerken. Als werkgever mag u aan uw zieke werknemer alleen de gegevens vragen die noodzakelijk zijn om te kunnen beoordelen hoe het verder moet met de werkzaamheden van de werknemer. U kunt daarbij denken aan de termijn waarop de zieke werknemer weer verwacht aan het werk te kunnen. 

Bewaartermijn van de gegevens

In de AVG geen zijn concrete bewaartermijnen voor persoonsgegevens vastgelegd. U dient als werkgever zelf te bepalen hoe lang de persoonsgegevens bewaard dienen te blijven. Daarbij geldt dat de persoonsgegevens niet langer mogen worden bewaard dan noodzakelijk voor het beoogde doel. Daarbij kunt u zich voorstellen dat de persoonsgegevens van een afgewezen sollicitant niet lang bewaard dienen te blijven. Het is gebruikelijk om deze uiterlijk vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure te verwijderen. Voor de persoonsgegevens waarvoor geen wettelijke bewaartermijnen gelden, wordt als richtlijn aangehouden dat u deze maximaal twee jaar na uitdiensttreding van de werknemer mag bewaren. 

Rechten van de werknemer

Als werkgever dient u ook rekening te houden met de rechten van de werknemer. De AVG kent immers vergaande verplichtingen en mogelijkheden aan werknemers toe. Werknemers hebben onder andere het recht op inzage, correctie en verwijdering van hun persoonsgegevens. Daarnaast heeft een werknemer ook het recht om een kopie van zijn/haar personeelsdossier te ontvangen. Mocht u persoonsgegevens bij de werknemer opvragen, heeft de werknemer tevens recht om begrijpelijke informatie te krijgen over hoe en waarom deze persoonsgegevens worden verwerkt. U bent als werkgever verplicht alle gevraagde informatie aan de werknemer te verschaffen. 

Het is als werkgever dus heel belangrijk om te weten welke persoonsgegevens u in een personeelsdossier mag opslaan en welke rechten uw werknemers hebben. Mocht u met betrekking tot dit onderwerp vragen hebben, dan kunt u contact met onze advocaten opnemen via 079-3203366 of via info@bosvanderburg.nl.

Bos van der Burg Advocaten is een full-service advocatenkantoor, gevestigd in Zoetermeer. Wij bedienen het bedrijfsleven: van midden- en kleinbedrijf tot beursgenoteerde fondsen. Daarnaast adviseren wij ook particulieren en overheden.

De aanpak van onze advocaten kenmerkt zich door onze snelheid van handelen, korte lijnen en hoogwaardige kwaliteit, tegen een vooraf duidelijk én concurrerend tarief. Zo weet u waar u aan toe bent.

Bos van der Burg is samenwerkend partner van TLN en FME.